EU KI-Verordnung Artikel 4: Was Unternehmen tun müssen

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der EU KI-Verordnung. Er verpflichtet Unternehmen, die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen. Was bedeutet das konkret, und was müssen KMU und Mittelstand jetzt tun?

Was Artikel 4 KI-Verordnung genau sagt

Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, der EU AI Act, lautet im Kern:

“Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und alle anderen Personen, die in ihrem Namen mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen.”

Das klingt abstrakt, ist es aber nicht. Die Pflicht trifft jeden, der KI-Tools im Unternehmen einsetzt. Wer Mitarbeitende mit ChatGPT, Microsoft Copilot, DALL-E oder ähnlichen Systemen arbeiten lässt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung.

Wen betrifft Artikel 4 konkret?

Betreiber im Sinne der KI-Verordnung ist jedes Unternehmen, das ein KI-System im professionellen Kontext einsetzt, also für geschäftliche Zwecke nutzt. Das umfasst:

• Unternehmen, die ChatGPT für E-Mail-Kommunikation, Texterstellung oder Analyse nutzen
• Betriebe, die KI-gestützte Buchhaltungs-, CRM- oder ERP-Software verwenden
• Teams, die Microsoft 365 Copilot im Einsatz haben
• Handwerksbetriebe, die KI-Tools für Angebotserstellung oder Kundenkommunikation nutzen

Kurz: Fast jedes Unternehmen, das modern arbeitet, ist betroffen.

Was “KI-Kompetenz” bedeutet

Die Verordnung definiert KI-Kompetenz als Kombination aus:

• Technischem Verständnis: Wie funktioniert KI grundsätzlich? Was sind Large Language Models, was sind ihre Grenzen?
• Risikobewusstsein: Wo können KI-Outputs falsch, verzerrt oder rechtlich problematisch sein?
• Verantwortungsvollem Umgang: Datenschutz, Vertraulichkeit, Qualitätskontrolle bei KI-generierten Inhalten
• Praktischer Anwendung: Prompting, Bewertung von Outputs, sinnvoller Einsatz in Prozessen

Ein allgemeines “Wir haben mal ein Webinar gesehen” reicht nicht. Es geht um nachweisbare, strukturierte Befähigung.

Der Kompetenznachweis: Was er enthalten muss

Ein rechtskonformer Kompetenznachweis nach Artikel 4 KI-Verordnung enthält:

1. Name und Funktion der geschulten Person
2. Datum und Dauer der Schulung
3. Inhalte der Schulung (Themenblöcke, Lernziele)
4. Angabe des Trainers / der Trainingsorganisation
5. Bestätigung der vermittelten Kompetenzen

Dieser Nachweis ist im Unternehmen aufzubewahren und bei Prüfungen vorzulegen. Nach jedem Training erhalten alle Teilnehmenden einen vollständigen Kompetenznachweis.

Was die Pflicht NICHT bedeutet

Artikel 4 erfordert keine:

• KI-Zertifizierung durch eine Behörde
• Vollzeit-KI-Beauftragten im Unternehmen
• Spezifische technische Ausbildung für alle Mitarbeitenden

Es geht um angemessene Kompetenz, bezogen auf die KI-Systeme, die das jeweilige Personal tatsächlich nutzt. Ein Vertriebler, der ChatGPT für Angebote nutzt, braucht anderes Know-how als ein IT-Mitarbeiter, der KI-Systeme integriert.

Drei Schritte zur Compliance

Schritt 1: KI-Inventur Welche KI-Systeme werden im Unternehmen eingesetzt? Durch wen? Für welche Aufgaben? Eine einfache Liste reicht als Ausgangspunkt.

Schritt 2: Schulung Strukturiertes Training für alle Mitarbeitenden, die KI-Systeme nutzen, mit Kompetenznachweis. Idealerweise mit eigenen Use Cases aus dem Arbeitsalltag, nicht mit generischen Beispielen.

Schritt 3: Dokumentation Nachweise aufbewahren. Neue Mitarbeitende einplanen. Bei wesentlichen Änderungen der eingesetzten KI-Systeme Auffrischung einplanen.

Bußgelder und Haftung

Die KI-Verordnung sieht für Betreiberpflichten allgemein Bußgelder bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes vor. Artikel 4 (Kompetenzpflicht) ist in Artikel 99 nicht ausdrücklich als bußgeldbewehrt genannt; ob dieser Rahmen auch dafür gilt, ist rechtlich nicht abschließend geklärt.

Wichtiger für die Praxis: die zivilrechtliche Haftung. Wenn ein Mitarbeitender einen KI-generierten Fehler (falsche Zahlen, fehlerhafter Vertrag, Datenschutzverletzung) verursacht und das Unternehmen keinen Kompetenznachweis vorweisen kann, entsteht ein erhebliches Haftungsrisiko.

Fazit: Jetzt handeln, nicht abwarten

Artikel 4 KI-Verordnung gilt seit Februar 2025. Unternehmen, die KI-Tools einsetzen und noch keine strukturierte Schulung durchgeführt haben, sind heute nicht compliant.

Die gute Nachricht: Die Umsetzung ist nicht komplex. Ein praxisnahes Training mit Kompetenznachweis reicht, wenn es gut gemacht ist.

Unser KI-Training deckt Artikel 4 ab und schließt für jeden Teilnehmenden mit einem vollständigen Kompetenznachweis ab.

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