EU KI-Verordnung Artikel 4: Was Unternehmen tun müssen

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der EU KI-Verordnung. Er verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Was bedeutet das konkret, und was müssen KMU und Mittelstand jetzt tun?

Was Artikel 4 KI-Verordnung genau sagt

Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, der EU AI Act, lautet im Kern:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

(Artikel 4 Absatz 1 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744, ABl. L vom 24.7.2026, in Kraft seit 27. Juli 2026)

Das klingt abstrakt, ist es aber nicht. Die Pflicht trifft jeden, der KI-Tools im Unternehmen einsetzt. Wer Mitarbeitende mit ChatGPT, Microsoft Copilot, DALL-E oder ähnlichen Systemen arbeiten lässt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung.

Wen betrifft Artikel 4 konkret?

Betreiber im Sinne der KI-Verordnung ist jedes Unternehmen, das ein KI-System im professionellen Kontext einsetzt, also für geschäftliche Zwecke nutzt. Das umfasst:

• Unternehmen, die ChatGPT für E-Mail-Kommunikation, Texterstellung oder Analyse nutzen
• Betriebe, die KI-gestützte Buchhaltungs-, CRM- oder ERP-Software verwenden
• Teams, die Microsoft 365 Copilot im Einsatz haben
• Handwerksbetriebe, die KI-Tools für Angebotserstellung oder Kundenkommunikation nutzen

Kurz: Fast jedes Unternehmen, das modern arbeitet, ist betroffen.

Was “KI-Kompetenz” bedeutet

Artikel 3 Nr. 56 definiert KI-Kompetenz als Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis für einen sachkundigen Einsatz von KI-Systemen. In der Praxis umfasst das:

• Technischem Verständnis: Wie funktioniert KI grundsätzlich? Was sind Large Language Models, was sind ihre Grenzen?
• Risikobewusstsein: Wo können KI-Outputs falsch, verzerrt oder rechtlich problematisch sein?
• Verantwortungsvollem Umgang: Datenschutz, Vertraulichkeit, Qualitätskontrolle bei KI-generierten Inhalten
• Praktischer Anwendung: Prompting, Bewertung von Outputs, sinnvoller Einsatz in Prozessen

Ein allgemeines “Wir haben mal ein Webinar gesehen” ist kaum als Maßnahme belegbar. Sinnvoll ist eine strukturierte, dokumentierte Befähigung.

Der Kompetenznachweis: Was er enthalten sollte

Ein aussagekräftiger Art.-4-Kompetenznachweis enthält:

1. Name und Funktion der geschulten Person
2. Datum und Dauer der Schulung
3. Inhalte der Schulung (Themenblöcke, Lernziele)
4. Angabe des Trainers / der Trainingsorganisation
5. Bestätigung der vermittelten Kompetenzen

Dieser Nachweis sollte im Unternehmen aufbewahrt werden, damit er bei Nachfragen vorliegt. Nach jedem Training erhalten alle Teilnehmenden einen vollständigen Kompetenznachweis.

Was die Pflicht NICHT bedeutet

Artikel 4 erfordert keine:

• KI-Zertifizierung durch eine Behörde
• Vollzeit-KI-Beauftragten im Unternehmen
• Spezifische technische Ausbildung für alle Mitarbeitenden

Es geht um passende Maßnahmen, bezogen auf die KI-Systeme, die das jeweilige Personal tatsächlich nutzt. Ein Vertriebler, der ChatGPT für Angebote nutzt, braucht anderes Know-how als ein IT-Mitarbeiter, der KI-Systeme integriert.

Drei Schritte zur Compliance

Schritt 1: KI-Inventur Welche KI-Systeme werden im Unternehmen eingesetzt? Durch wen? Für welche Aufgaben? Eine einfache Liste reicht als Ausgangspunkt.

Schritt 2: Schulung Strukturiertes Training für alle Mitarbeitenden, die KI-Systeme nutzen, mit Kompetenznachweis. Idealerweise mit eigenen Use Cases aus dem Arbeitsalltag, nicht mit generischen Beispielen.

Schritt 3: Dokumentation Nachweise aufbewahren. Neue Mitarbeitende einplanen. Bei wesentlichen Änderungen der eingesetzten KI-Systeme Auffrischung einplanen.

Bußgelder und Haftung

Für Verstöße gegen Betreiberpflichten gelten Bußgelder nach Artikel 99 KI-VO. Artikel 4 ist nicht im Bußgeldkatalog des Artikels 99 KI-VO genannt. Auch das deutsche Durchführungsgesetz (KI-MIG, § 15) sieht für Artikel 4 kein Bußgeld vor.

Wichtiger für die Praxis: die zivilrechtliche Haftung. Wenn ein Mitarbeitender einen KI-generierten Fehler (falsche Zahlen, fehlerhafter Vertrag, Datenschutzverletzung) verursacht und das Unternehmen keine Schulung belegen kann, wird es schwerer, sorgfältiges Handeln nachzuweisen.

Fazit: Jetzt handeln, nicht abwarten

Artikel 4 KI-Verordnung gilt seit Februar 2025. Unternehmen, die KI-Tools einsetzen und noch keine Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergriffen haben, sollten jetzt handeln.

Die gute Nachricht: Die Umsetzung ist nicht komplex. Ein praxisnahes Training mit Kompetenznachweis reicht, wenn es gut gemacht ist.

Unser KI-Training deckt Artikel 4 ab und schließt für jeden Teilnehmenden mit einem vollständigen Kompetenznachweis ab.

Details: Kompetenznachweis
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