“Unser Team ist geschult, aber die neue Kollegin fängt erst nächste Woche an — reicht das?” Diese Frage taucht in nahezu jedem KWAIX-Erstgespräch auf, sobald ein Unternehmen wächst oder mit externen Kräften arbeitet. Die Antwort ist unbequem: Der Kompetenznachweis nach Artikel 4 ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess, der bei jedem neuen Vertragsverhältnis neu beginnt.
Wen Artikel 4 wirklich erfasst
Der Verordnungstext spricht nicht von “Mitarbeitenden”, sondern von “Personal und sonstigen Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind”. Diese Formulierung ist bewusst weit gefasst. Entscheidend ist nicht der Vertragstyp, sondern eine einzige Frage: Nutzt diese Person KI-Systeme im Auftrag des Unternehmens?
Wer diese Frage mit Ja beantwortet, ist erfasst — unabhängig davon, ob der Arbeitsvertrag unbefristet, befristet, auf Werkstudentenbasis oder als freie Mitarbeit ausgestaltet ist.
Die Pflicht nach Personengruppe
| Personengruppe | Betroffen? | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Festangestellte (neu & bestehend) | Ja | Schulung fester Bestandteil des Onboardings |
| Befristet Beschäftigte | Ja | Keine Ausnahme wegen kurzer Vertragsdauer |
| Werkstudenten & Praktikanten | Ja, bei KI-Nutzung | Kurzformat oft ausreichend, aber dokumentiert |
| Zeitarbeitskräfte | Ja, bei KI-Nutzung | Nachweis liegt beim entleihenden Betrieb |
| Freelancer & externe Berater | Ja, bei Auftrag im Namen des Unternehmens | Vertraglich regeln oder eigenen Nachweis verlangen |
| Reine Verwaltung ohne KI-Berührung | Nein | Nur relevant, sobald KI-Tools hinzukommen |
Die einzige echte Ausnahme ist die letzte Zeile: Wer im Arbeitsalltag keinerlei KI-System nutzt, fällt nicht unter die Kompetenzpflicht. In der Praxis wird diese Gruppe aber von Jahr zu Jahr kleiner — CRM-Systeme, Buchhaltungssoftware und E-Mail-Programme bringen zunehmend eigene KI-Funktionen mit, oft ohne dass Nutzende es aktiv bemerken.
Neue Mitarbeitende: der blinde Fleck im Compliance-Status
Viele Unternehmen schulen einmalig ihr bestehendes Team und betrachten das Thema danach als erledigt. Genau hier entsteht die häufigste Lücke: Jede Neueinstellung reißt den Compliance-Status wieder auf.
Drei Punkte, die in der Praxis regelmäßig übersehen werden:
- Zeitpunkt: Die Schulung sollte vor dem ersten eigenständigen KI-Einsatz erfolgen, nicht erst nach mehreren Monaten “wenn sich die Gelegenheit ergibt”.
- Dokumentation: Für jede neue Person braucht es einen eigenen Kompetenznachweis mit Datum — der alte Nachweis des Teams deckt Neuzugänge nicht rückwirkend ab.
- Verantwortlichkeit: Ohne festen Prozess im Onboarding hängt die Schulung von individueller Aufmerksamkeit einzelner Führungskräfte ab — und wird bei Zeitdruck als Erstes gestrichen.
Freelancer und externe Kräfte: die vertragliche Dimension
Bei Freelancern und externen Dienstleistern kommt eine zusätzliche Frage hinzu: Wer trägt die Verantwortung, wenn eine externe Person ohne Kompetenznachweis KI-Tools im Auftrag des Unternehmens einsetzt? Zwei praxistaugliche Lösungswege:
- Eigener Nachweis der externen Person: Der Freelancer legt einen bestehenden, inhaltlich passenden Kompetenznachweis vor.
- Einbindung ins eigene Training: Das beauftragende Unternehmen schult die externe Kraft mit, insbesondere wenn sie regelmäßig und eng eingebunden ist.
Vertraglich lässt sich das absichern, indem Auftragsvereinbarungen einen Passus zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 enthalten — ähnlich wie es heute schon für Datenschutz und Vertraulichkeit üblich ist.
Ein einfacher Onboarding-Prozess schließt die Lücke
Die praktikabelste Lösung ist kein Sonderprozess, sondern die Integration in ein bestehendes Onboarding:
- Checkliste ergänzen: KI-Kompetenznachweis als festen Punkt in die Onboarding-Checkliste jeder neuen Person aufnehmen — neben Zugängen, Verträgen und Sicherheitsunterweisung.
- Kurzformat für kleine Gruppen: Statt auf die nächste große Teamschulung zu warten, reicht für einzelne Neuzugänge oft ein kompaktes Format von 1–2 Stunden.
- Nachweis sofort ablegen: Der neue Kompetenznachweis wird direkt in die Personalakte oder Compliance-Dokumentation aufgenommen, nicht erst gesammelt am Jahresende.
Fazit: Compliance ist ein Prozess, kein Projekt
Ein Unternehmen, das im Juni alle festangestellten Mitarbeitenden geschult hat, ist im September nicht mehr automatisch compliant, sobald zwei neue Kolleginnen, ein Werkstudent und ein Freelancer dazugekommen sind. Artikel 4 verlangt eine laufende Sicherstellung der Kompetenz — nicht einen einmaligen Stichtag. Wer die Schulung fest im Onboarding verankert, vermeidet, dass genau die Personen ungeschult mit KI arbeiten, die am kürzesten im Unternehmen sind und die betrieblichen Grenzen am wenigsten kennen.
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