KI-Prompts schreiben: Anleitung für bessere Ergebnisse mit ChatGPT & Co.

Der häufigste Fehler beim KI-Einsatz im Unternehmen ist nicht die falsche Tool-Wahl. Er ist das falsche Briefing.

“Schreib mir ein Angebot” liefert ein generisches Textfragment. “Schreib ein Angebot für einen Sanitärbetrieb, der eine Wärmepumpeninstallation anbietet, für einen Einfamilienhaus-Kunden in München, sachlich und ohne Fachjargon, mit Preistabelle und nächsten Schritten” liefert ein brauchbares Ergebnis, das in 5 Minuten fertig ist.

Der Unterschied liegt im Prompt.

Was ist ein Prompt?

Ein Prompt ist die Eingabe, die Sie einem KI-Tool geben — Ihre Anfrage oder Anweisung in Textform. Das KI-Modell hat keinen Kontext außer dem, was Sie mitgeben. Es weiß nicht, wer Sie sind, was Ihr Unternehmen tut, für wen Sie schreiben oder wie das Ergebnis aussehen soll — bis Sie es sagen.

Ein KI-Modell ist kein Mitarbeitender, der Ihre Routinen kennt. Es ist ein sehr fähiger Assistent, dem Sie jedes Mal vollständig erklären müssen, was Sie brauchen.

Die 4 Elemente eines guten Prompts

Fast jeder nützliche Prompt enthält diese vier Elemente — nicht immer alle, aber je mehr, desto besser das Ergebnis:

1. Rolle — Wer ist das Modell in dieser Situation?

“Du bist ein erfahrener Texter für B2B-Dienstleister.”

Das gibt dem Modell eine Perspektive und einen Ton.

2. Aufgabe — Was soll konkret getan werden?

“Schreib eine Stellenanzeige für eine Buchhalterin in Vollzeit.”

Präzise formuliert, kein Spielraum für Interpretation.

3. Kontext — Welche Informationen sind relevant?

“Das Unternehmen ist eine Steuerberatungskanzlei mit 12 Mitarbeitenden in Düsseldorf. Gesucht wird jemand mit DATEV-Kenntnissen. Wir legen Wert auf ein kollegiales Klima und flexible Arbeitszeiten.”

Je mehr relevanter Kontext, desto besser das Ergebnis. Kundendaten und interne Daten durch Platzhalter ersetzen.

4. Format — Wie soll das Ergebnis aussehen?

“3–5 Absätze, Stichpunkte für die Anforderungen, Schluss mit einem kurzen Call-to-Action. Kein Bewerber-Bullshit-Bingo.”

Das Format steuert Länge, Struktur und Ton des Outputs.

5 Vorher-Nachher-Beispiele aus dem Unternehmensalltag

1. Angebot schreiben

❌ Schwach:

Schreib mir ein Angebot für eine Heizungsanlage.

✅ Gut:

Du bist ein Angebotstexter für einen SHK-Betrieb. Schreib ein schriftliches Angebot für die Installation einer Luft-Wasser-Wärmepumpe (Marke [MARKE], 8 kW) in einem Einfamilienhaus. Gesamtpreis: [PREIS] € netto. Enthaltene Leistungen: Demontage der alten Heizung, Installation, Inbetriebnahme, Einweisung. Ton: sachlich, professionell, keine Fachbegriffe ohne Erklärung. Format: Kurzeinleitung, Leistungsübersicht als Liste, Preis, nächste Schritte.

2. Kundenmail beantworten

❌ Schwach:

Beantworte diese Kundenmail.

✅ Gut:

Du bist Kundenbetreuer eines Logistikunternehmens. Ein Kunde beschwert sich, dass seine Lieferung 3 Tage Verspätung hat (Grund: Fahrermangel). Schreib eine deeskalierende, professionelle Antwort: Verständnis zeigen, Verzögerung erklären (ohne Ausreden), konkretes neues Lieferdatum nennen ([DATUM]), kleines Entgegenkommen anbieten. Ton: verbindlich, nicht unterwürfig. Maximal 150 Wörter.

3. Protokoll aus Stichpunkten

❌ Schwach:

Mach ein Protokoll aus diesen Notizen.

✅ Gut:

Erstelle ein sachliches Besprechungsprotokoll aus diesen Stichpunkten. Datum: [DATUM], Teilnehmende: [NAMEN]. Struktur: Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, offene Punkte mit Verantwortlichen und Deadline. Formuliere in vollständigen Sätzen, Passivkonstruktionen vermeiden. Stichpunkte: [STICHPUNKTE EINGEBEN]

4. Stellenanzeige

❌ Schwach:

Schreib eine Stellenanzeige für einen Elektriker.

✅ Gut:

Du bist HR-Texter für ein mittelständisches Elektroinstallationsunternehmen in Stuttgart (25 MA). Schreib eine Stellenanzeige für einen Elektriker / Elektroinstallateur (m/w/d) in Vollzeit. Besonderheiten: keine Wochenendarbeit, Dienstwagen, Weiterbildungsbudget 1.000 €/Jahr. Anforderungen: abgeschlossene Ausbildung, Führerschein Klasse B, Teamfähigkeit. Ton: direkt, auf Augenhöhe, ohne Floskeln. Format: Einleitung (2 Sätze), Aufgaben (5–7 Punkte), Anforderungen (5–7 Punkte), Benefits (3–5 Punkte), kurzer Schluss mit Bewerbungsweg.

5. Produktbeschreibung für Online-Shop

❌ Schwach:

Schreib eine Produktbeschreibung.

✅ Gut:

Du bist E-Commerce-Texter für einen Haushaltswaren-Onlineshop. Schreib eine Produktbeschreibung für eine Edelstahl-Thermoskanne (1 Liter, doppelwandig, 12h warm, 24h kalt, spülmaschinengeeignet, Farbe: Dunkelgrau). Zielgruppe: Berufstätige zwischen 30–50, praktisch orientiert. Ton: klar, ohne Superlative. Format: 2–3 Sätze Einleitung, Vorteile als 5-Punkte-Liste, 1 Satz Schluss. SEO-Keyword: “Thermoskanne Edelstahl 1 Liter”.

Die häufigsten Fehler

Zu vage: “Schreib etwas über KI” gibt keine verwertbare Antwort. Je konkreter die Aufgabe, desto besser das Ergebnis.

Kein Format angegeben: Ohne Formatvorgabe entscheidet das Modell. Das Ergebnis ist oft zu lang, zu kurz oder falsch strukturiert.

Echte Daten eingegeben: Kundennamen, Vertragsdaten, interne Zahlen gehören nicht in öffentliche KI-Tools. Platzhalter ([KUNDENNAME], [BETRAG]) einsetzen, Daten danach manuell einfügen.

Ergebnis nicht geprüft: KI-generierte Texte enthalten gelegentlich Fehler, erfundene Fakten oder unpassende Formulierungen. Jedes Ergebnis prüfen und anpassen — das Modell schreibt den Entwurf, Sie verantworten das Ergebnis.

Ergebnis beim ersten Versuch als endgültig betrachten: Prompts sind iterativ. Wenn das Ergebnis nicht passt: nachbessern, präzisieren, umformulieren. “Mach den Ton formeller” oder “kürze auf die Hälfte” funktioniert problemlos.

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